Kaip parašyti profesionalų el
Ką kiekvienas turėtų žinoti prieš siųsdamas el. laišką darbuotojams ir kolegoms
Hero Images / Getty Images
Nepaisant žinučių siuntimo ir socialinės žiniasklaidos populiarumo, paštu išlieka labiausiai paplitusi rašytinės komunikacijos forma verslo pasaulyje ir dažniausiai piktnaudžiaujama. Labai dažnai el. pašto žinutės spragsi, urzgia ir loja – tarsi būtų glausta reiškė, kad turi atrodyti valdingas. Ne taip.
Apsvarstykite šį el. laišką, neseniai išsiųstą visiems didelio universiteto miestelio darbuotojams:
Pats laikas atnaujinti dėstytojų/darbuotojų parkavimo lipdukus. Nauji lipdukai reikalingi iki lapkričio 1 d. Parkavimo taisyklės ir nuostatai reikalauja, kad visose miestelyje važiuojančiose transporto priemonėse turi būti rodomas dabartinis lipdukas.
Pliaukštelėjimas 'Labas!' priešais šį pranešimą problemos neišsprendžia. Tai tik prideda netikro niūrumo.
Vietoj to pagalvokite, kiek gražesnis ir trumpesnis – ir tikriausiai efektyvesnis – el. laiškas būtų, jei tiesiog pridėtume „prašau“ ir kreiptumeis tiesiai į skaitytoją:
Prašome atnaujinti dėstytojų/darbuotojų parkavimo lipdukus iki lapkričio 1 d.
Žinoma, jei el. laiško autorius tikrai atsižvelgė į skaitytojus, jie galėjo įtraukti dar vieną naudingą smulkmeną: patarimą, kaip ir kur atnaujinti lipdukus. Kaip pavyzdį naudodami el. laišką apie automobilių statymo lipdukus, pabandykite įtraukti šiuos patarimus į savo raštą, kad el. laiškai būtų geresni, aiškesni ir veiksmingesni:
- Temos eilutėje visada užpildykite temą, kuri ką nors reiškia jūsų skaitytojui. Ne „lipdukai“ ar „svarbu!“ bet „Naujų parkavimo lipdukų galutinis terminas“.
- Įveskite savo pagrindinį sakinį į pradinį sakinį. Dauguma skaitytojų nelinks netikėtos pabaigos.
- Niekada nepradėkite pranešimo neaiškiu žodžiu „Tai“ – kaip „Tai turi būti padaryta iki 5:00“. Visada nurodykite, apie ką rašote.
- Nenaudokite VISŲ SOSTINĖS (be šaukimo!), arba viskas mažosios raidės raidės (nebent esate poetas E. E. Cummingsas).
- Paprastai PLZ vengia teksto kalbos ( santrumpos ir akronimai ): Jūs galite būti ROFLOL (riedasi ant grindų ir garsiai juokiasi), bet jūsų skaitytojas gali susimąstyti apie WUWT (kas su tuo).
- Būk trumpas ir mandagus. Jei jūsų pranešimas yra ilgesnis nei dvi ar trys trumpos pastraipos, apsvarstykite galimybę (a) sumažinti pranešimą arba (b) pridėti priedą. Bet bet kuriuo atveju netrūkčiokite, neurzkite ir nelaukite.
- Nepamirškite pasakyti „prašau“ ir „ačiū“. Ir tai reiškia. Pavyzdžiui, „Ačiū, kad supratote, kodėl popietinės pertraukos buvo panaikintos“ yra kebli ir smulkmeniška. tai ne mandagus.
- Pridėkite parašo bloką su atitinkama kontaktine informacija (daugeliu atvejų jūsų vardas, įmonės adresas ir telefono numeris bei teisinis atsakomybės atsisakymas, jei to reikalauja jūsų įmonė). Ar tu reikia užgriozdinti parašų bloką sumania citata ir meno kūriniais? Tikriausiai ne.
- Redaguoti ir korektūros prieš paspausdami „siųsti“. Galbūt manote, kad esate per daug užsiėmęs, kad prakaituotumėte dėl smulkmenų, bet, deja, jūsų skaitytojas gali manyti, kad esate neatsargus doras.
- Galiausiai nedelsdami atsakykite į rimtus pranešimus. Jei informacijos rinkimui ar sprendimui priimti reikia daugiau nei 24 valandų, atsiųskite trumpą atsakymą, paaiškindami vėlavimą.