Geriausia verslo rašymo praktika

Aiški ir glausta kalba yra raktas į jūsų pranešimą

Paulas Bradbury / Getty Images

Verslo rašymas yra a profesionalus bendravimas įrankis (taip pat žinomas kaip verslo komunikacija arba profesionalus rašymas), kurį korporacijos ir kiti profesionalūs subjektai naudoja bendravimui su vidine arba išorine auditoriją . Memorandumai, ataskaitos, pasiūlymai, laiškus , ir įvairios kitos su verslu susijusios rašytinės medžiagos yra visos verslo rašymo formos.

Veiksmingo verslo rašymo patarimai

Verslo rašymo tikslas yra sandoris. Žinoma, verslo rašymo turinys yra susijęs su verslo subjektu, tačiau jis taip pat yra susijęs su konkrečiu ir tikslingu sandoriu tarp rašytojo ir jo auditorijos. Pasak Brant W. Knapp, autoriaus Projektų vadovo vadovas, kaip išlaikyti projektų valdymo egzaminą , geriausias verslo rašymas gali būti aiškiai suprantamas, kai jį greitai perskaitote. Pranešimas turi būti gerai suplanuotas, paprastas, aiškus ir tiesioginis.

Greiti faktai: pagrindiniai verslo rašymo tikslai

Perteikti informaciją: Verslo komunikacijos formos, pvz., tyrimų ataskaitos ar politikos atmintinės, rašomos siekiant skleisti žinias.Pristatyti naujienas: Profesionalus rašymas dažnai naudojamas norint pasidalinti naujausiais įvykiais ir pasiekimais tiek su vidine, tiek su išorine auditorija.Raginimas veikti: Verslo profesionalai raštu bando daryti įtaką kitiems dėl daugelio priežasčių, įskaitant prekių pardavimą ir įstatymų leidybos leidimą.Paaiškinkite arba pateisinkite veiksmą: Profesionalus bendravimas leidžia verslo subjektui paaiškinti savo įsitikinimus arba pateisinti savo veiksmus.

Šie patarimai, pritaikyti iš Oksfordo gyvieji žodynai , sudaro gerą pagrindą geriausios verslo rašymo praktikos pavyzdžiams.

Pirmiausia iškelkite pagrindinius dalykus.Iš anksto tiksliai nurodykite, kodėl rašote korespondenciją. Viena šios taisyklės išimtis yra pardavimo laiškai. Priminimas gavėjui apie buvusį susitikimą arba bendrą ryšį, kuriuo dalinatės, yra priimtinas būdas atsidaryti, nes tai gali paveikti gavėją, kad jis labiau prisitaikytų prie jūsų numatytų tikslų. Naudokite kasdienius žodžius.Vartodami tokius žodžius kaip „apie“, o ne „susijęs“, „tikėtis“, o ne „numatyti“ ir „dalytis“, o ne „komponentas“, jūsų rašymas bus ne toks įtemptas. Žinokite savo auditoriją.Nebent jis skirtas konkrečiai pramonės auditorijai, neužpildykite savo rašymo daug techninio žargono (specifikaciją galima pridėti atskirai). Sureguliuokite savo toną, kad jis atitiktų jūsų numatytą skaitytoją. Pavyzdžiui, skundo laiškas būtų labai kitoks nei informacinis laiškas. Galiausiai – tai turėtų būti savaime suprantama – niekada nevartokite menkinančios ar seksistinės kalbos ir aktyviai dirbkite pašalinti į lytį nukreiptą kalbą nuo bet kokios verslo komunikacijos formos. Jei įmanoma, naudokite susitraukimus.Verslo rašymas pasikeitė nuo formalaus prie labiau prieinamo stiliaus, todėl naudojant „mes esame“, o ne „mes esame“ ir „mes turime“, o ne „turime“ yra kelias. Net ir taip, jūs to nedarote visada turi naudoti susitraukimą. Gera nykščio taisyklė – jei susitraukimas pagerina sakinio eigą, naudokite jį; jei be jo sakinys įtikinamesnis, naudokite du žodžius. Naudokite aktyvius, o ne pasyvius veiksmažodžius.Aktyvūs veiksmažodžiai leidžia skaitytojui greitai suprasti ir geriau suprasti. Pavyzdžiui, „Priėmus sprendimą sustabdyti gamybą“, aiškinimas, kas priėmė sprendimą nutraukti gamybą, lieka atviras. Kita vertus, žodžio „Mes nusprendėme sustabdyti gamybą“ prasmė yra aiški. Rašykite griežtai. Vėlgi, remiantis aukščiau pateiktu pavyzdžiu, pasirinkus žodį „nusprendė“, o ne „priėmė sprendimą“, auditorijai lengviau skaityti. Nesilaikykite taisyklių kiekvienoje situacijoje.Tai yra jūsų auditorijos pažinimo atvejis. Jei siekiate, kad rašymas būtų pokalbis, kartais verta baigti sakinį prielinksniu, ypač siekiant pagerinti srautą ir išvengti nepatogios konstrukcijos. Nepaisant to, nors daugelis įmonių turi savo vidaus stiliaus vadovus, reikia laikytis elementarių stiliaus ir gramatikos taisyklių, kad jūsų rašymas – ir jūs – būtų laikomas profesionalu. Aplaidus rašymas, prastas žodžių pasirinkimas ar neužtarnytas pernelyg pažįstamas požiūris gali jus vėl persekioti. Tegul šrifto pasirinkimas yra paprastas. Laikykitės gražaus, švaraus šrifto stiliaus, pvz., Helvetica arba Times New Roman, ir apribokite korespondencijoje naudojamų šriftų skaičių. Jūsų tikslas yra parašyti ką nors įskaitoma ir lengvai skaitoma. Nenaudokite per daug vaizdų.Paprastai kalbant, vaizdiniai elementai turėtų būti naudojami mažiausiai – jie neturėtų viršyti 25 % jūsų dokumento, atmintinės, el. pašto, ataskaitos ir t. t. Per daug grafinių elementų supainioja ir dažnai sumenkina norimą perduoti pranešimą. Keletas galingų, gerai išdėstytų grafikų padės geriau suprasti jūsų mintis nei tai, kas atrodo kaip blogas bandymas iškarpyti.