Kas yra memorandumas? Apibrėžimas ir pavyzdžiai

Būkite aiškus ir trumpas savo vidinėje verslo korespondencijoje.

PeopleImages / Getty Images

Memorandumas, plačiau žinomas kaip a atmintinę , yra trumpas pranešimas arba įrašas, naudojamas vidiniam bendravimas versle. Memorandumai, kurie buvo pagrindinė vidinės rašytinės komunikacijos forma, nuo tada, kai buvo įvesti paštu ir kitos elektroninių pranešimų formos; Tačiau gebėjimas parašyti aiškias atmintines tikrai gali būti naudingas rašant vidinius verslo el. laiškus, nes jie dažnai tarnauja tam pačiam tikslui.

Atmintinių tikslas

Atmintinės gali būti naudojamos norint greitai bendrauti su plačiąja auditorija ką nors trumpo, bet svarbaus, pavyzdžiui, procedūrų pakeitimus, kainų padidinimą, politikos papildymus, susitikimų tvarkaraščius, priminimus komandoms ar sutarties sąlygų santraukas.

Veiksmingų atmintinių rašymas

Komunikacijos strategė Barbara Diggs-Brown sako, kad veiksminga atmintis yra „trumpa, glausta , labai organizuotas ir niekada nevėluoja. Jis turėtų numatyti ir atsakyti į visus skaitytojo klausimus. Jame niekada nepateikiama nereikalinga ar paini informacija.

Būkite aiškus, susikaupęs, trumpas, bet išsamus. Paimkite profesionalų toną ir rašykite taip, lyg pasaulis galėtų tai perskaityti, t. y. neįtraukite jokios informacijos, kuri yra pernelyg jautri, kad ją matytų visi, ypač šiais kopijavimo ir įklijavimo arba „spustelėkite ir pirmyn“ laikais.

Formatas

Pradėkite nuo pagrindų: kam straipsnis adresuotas, data ir temos eilutė. Atmintinės tekstą pradėkite nuo aiškaus tikslo, nurodykite, ką skaitytojai turi žinoti, o prireikus užbaigkite tuo, ką skaitytojai turi padaryti. Atminkite, kad darbuotojai gali tiesiog perskaityti atmintinę gavę, todėl naudokite trumpas pastraipas, paantraštes ir, kur galite, sąrašus. Tai yra „įėjimo taškai“ akims, kad skaitytojas galėtų lengvai grįžti prie jam reikalingos atmintinės dalies.

Nepamirškite korektūros . Skaitymas garsiai gali padėti rasti iškritusius žodžius, pasikartojimus ir nepatogius sakinius.

Atmintinės pavyzdys apie spausdinimo tvarkaraščio pakeitimą

Čia yra išgalvotos leidybos įmonės vidinės atmintinės pavyzdys, informuojantis darbuotojus apie būsimus tvarkaraščio pakeitimus dėl Padėkos dienos. Gamyba taip pat galėjo siųsti atskirus pranešimus atskiriems skyriams, ypač jei kiekvienam skyriui reikia daugiau informacijos ir tai nebūtų susiję su kitais skyriais.

Kam: Visiems darbuotojams

Nuo: E.J. Smithas, gamybos vadovas

Data: 2018 m. lapkričio 1 d

Tema: Padėkos dienos spausdinimo tvarkaraščio keitimas

Gamyba nori visiems priminti, kad Padėkos šventė turės įtakos mūsų šio mėnesio spausdinimo terminams. Visi spausdintiniai puslapiai, kurie paprastai per UPS į spausdintuvą patenka ketvirtadienį arba penktadienį per savaitę, turi būti išspausdinti iki 15 val. lapkričio 21 d., trečiadienį .

Skelbimų pardavimo ir redakciniai skyriai

• Įsitikinkite, kad visi, siunčiantys jums tekstą ar vaizdus publikavimui, 19-ąją savaitę neatostogautų. Nustatykite anksčiau terminus viskam, kas ateina iš išorės.
• Žinokite, kad vidiniai fotografijos ir grafikos dizaineriai turės daugiau darbo ir mažiau laiko, todėl nukreipkite savo darbus į atitinkamą skyrių anksčiau nei įprastai.
• Nesiųskite „skubėjimo“ darbų vėliau nei lapkričio 16 d. Negalime garantuoti, kad Padėkos savaitė bus baigta iki ankstesnių terminų, bet kokių trumpo apyvartumo reikalingų dalykų, todėl prieš paskyrimą turi būti patvirtintas planuotojas. Verčiau būk anksti.

Fotografijos ir grafikos skyriai

• Visi nariai meno skyrius Lapkričio mėnesį bus leista dirbti viršvalandžius, kad būtų galima susidoroti su atostogų sezono pradžios ir ankstesnių terminų problema.

Iš anksto dėkojame visiems už jūsų pagalbą siekiant kuo anksčiau gauti medžiagas ir dėmesį į gamybos skyriaus personalą.

Atmintinės apie susitikimą pavyzdys

Toliau pateikiamas išgalvotas atmintinė, skirta susitikti su komandos nariais, kurie grįžta iš parodos.

Kam: Prekybos parodos komanda

Iš: C.C. Jonesas, rinkodaros vadovas

Data: 2018 m. liepos 10 d

Tema: Prekybos parodos sugrįžimo susitikimas

Kai grįšite į darbą, penktadienį, liepos 20 d., iš prekybos parodos, suplanuokime pietų susitikimą rytinio sparno posėdžių salėje, kad sužinotume, kaip vyko pasirodymas. Suplanuokime aptarti, kas veikė gerai, o kas ne, pvz.:

• Dalyvavimo dienų skaičius
• Pateiktos rinkodaros medžiagos kiekis ir tipai
• Kabinos ekranai
• Kaip buvo gautos dovanos
• Stovo vieta ir eismas skirtingu paros metu
• Kas sukėlė praeivių susidomėjimą
• Kabinos personalo lygis

Žinau, kad grįžę iš parodos turėsite atlikti milijoną dalykų, todėl susitikimas truks iki 90 minučių ar trumpiau. Būkite pasiruošę su savo atsiliepimais ir konstruktyvia kritika apie laidos rinkodaros aspektus. Esamų klientų atsiliepimai ir nauji potencialūs klientai bus aptariami atskirame susitikime su produktų ir pardavimo komandomis. Ačiū už jūsų darbą parodoje.

Šaltinis

Diggs-Brown, Barbara. PR stiliaus vadovas. 3 leidimas, „Cengage Learning“, 2012 m.