Kas yra verslo ir techninės ataskaitos?

Morsa Images / Getty Images

Ataskaita yra dokumentas, kuriame pateikiama informacija organizuotu formatu konkrečiam asmeniui auditoriją ir tikslas . Nors santraukos ataskaitų gali būti pateiktos žodžiu, išsamios ataskaitos beveik visada pateikiamos rašytinių dokumentų forma.

„Šiuolaikinio verslo ataskaitose“ Kuiperis ir Clippingeris verslo ataskaitas apibrėžia kaip „organizuotą, objektyvų pastabų, patirties ar faktų pristatymą, naudojamą sprendimų priėmimo procese“.

Sharma ir Mohan savo knygoje „Verslo korespondencija ir ataskaitų rašymas“ apibrėžia techninę ataskaitą kaip „rašytinis situacijos, projekto, proceso ar bandymo faktų pareiškimas; kaip šie faktai buvo nustatyti; jų reikšmė; iš jų padarytos išvados; ir [kai kuriais atvejais] pateikiamos rekomendacijos“.

Ataskaitų tipai apima atmintinės , minutės, laboratorijos ataskaitos, knygų reportažai , pažangos ataskaitos, pagrindimo ataskaitos, atitikties ataskaitos, metinės ataskaitos ir politika bei procedūros.

Verslo ir techninių ataskaitų paskirtis

Knygoje „Verslo komunikacija: sėkmės pagrindas“ H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke ir Mary John O'Hair paaiškina keturis pagrindinius verslo ataskaitų tikslus.

„Ataskaitos gali atlikti keturias skirtingas, o kartais ir susijusias funkcijas. Jie gali būti naudojami kaip kontrolė siekiant užtikrinti, kad visi skyriai tinkamai veiktų, teikti informaciją, pateikti analizę ir įtikinti kitus veikti.

Veiksmingų ataskaitų charakteristikos

„Šiuolaikinės verslo ataskaitose“ Shirley Kuiper ir Dorinda Clippinger pateikia įžvalgų apie veiksmingą verslo komunikaciją.

„Veiksmingus pranešimus skaitytojas supranta taip, kaip norėjo rašytojas, ir jie įtakoja skaitytoją elgtis taip, kaip norėjo rašytojas. Rašytojo tikslai greičiausiai bus pasiekti, jei jie atitinka skaitytojo poreikius ir tikslus. Veiksminga ataskaita yra empatiška, tiksli, išsami, glausta , ir aišku . Visų pirma, veiksmingoje ataskaitoje informacija pateikiama etiškai.

Ryšys su savo auditorija

Warrenas Buffetas, pratarmėje „ Paprastas anglų kalbos vadovas “, – dalijasi patarimais, kaip geriausiai bendrauti verslo ataskaitose.

„Vienas neoriginalus, bet naudingas patarimas: rašykite turėdami omenyje konkretų asmenį. Rašydama Berkshire Hathaway metinę ataskaitą apsimetu, kad kalbu su savo seserimis. Man nesunku juos įsivaizduoti: nors ir labai protingi, jie nėra apskaitos ar finansų ekspertai. Jie supras paprasta anglų kalba , bet žargonas gali juos sugluminti. Mano tikslas yra tiesiog suteikti jiems informaciją, kurią norėčiau, kad jie man pateiktų, jei mūsų pozicijos būtų pakeistos. Kad pasisekčiau, man nereikia būti Šekspyru; Vis dėlto turiu nuoširdžiai norėti pranešti.

Verslo ataskaitos gali būti ilgos arba trumpos

Kaip apibūdino Johnas M. Lanonas „Techninėje komunikacijoje“, ataskaitų trukmė ir ataskaitų apimtis skiriasi.

„Profesionaliame pasaulyje sprendimus priimantys asmenys remiasi dviem plačiais ataskaitų tipais: kai kuriose ataskaitose daugiausia dėmesio skiriama informacija („ką mes darome dabar“, „ką veikėme praėjusį mėnesį“, „kas buvo mūsų klientų apklausa“, „kas vyko skyriaus susirinkime“). Tačiau daugelis ataskaitų taip pat apima ne tik informacijos teikimą analizė („ką ši informacija mums reiškia“, „kokius veiksmus reikėtų apsvarstyti“, „ką mes rekomenduojame ir kodėl“).“

„Kiekvienoje ilgoje (oficialioje) ataskaitoje daugybė trumpų (neoficialių) ataskaitų leidžia priimti pagrįstus sprendimus tokiais įvairiais klausimais kaip patogiausios biuro kėdės, kurias galima įsigyti, ir geriausias samdomas personalas vadybos mokymams. Skirtingai nuo ilgų ataskaitų, dauguma trumpų ataskaitų nereikalauja ilgo planavimo, yra greitai paruošiamos, joje yra mažai arba visai nėra pagrindinės informacijos ir neturi jokios priekinės ar pabaigos informacijos (pavadinimo puslapio, turinio, žodyno ir kt.). Tačiau nepaisant jų glaustumas , trumpose ataskaitose pateikiama skaitytojams reikalinga informacija ir analizė.

Šaltiniai

• Kuiper, Shirley ir Dorinda A. Clippinger. Šiuolaikinės verslo ataskaitos. 5 leidimas, South-Western, Cengage Learning, 2013 m.
• Lannonas, Johnas M. ir Laura J. Gurak. Techninė komunikacija. 14 leidimas, Pearsonas, 2017 m. sausio 14 d.
• Paprastas anglų kalbos vadovas – kaip sukurti aiškius SEC atskleidimo dokumentus. Investuotojų švietimo ir pagalbos biuras, 1998 m. rugpjūčio mėn., b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan ir kt. Verslo komunikacija: sėkmės pagrindas. South-Western College Publishing, 2000 m.
• Sharma, R. C. ir Krishna Mohan. Verslo korespondencija ir ataskaitų rašymas: praktinis požiūris į verslo ir techninę komunikaciją . Tata McGraw-Hill, 2017 m.